Hướng dẫn sử dụng Nextcloud cho người dùng

Để sử dụng Nextcloud, bạn mở địa chỉ web của hệ thống, đăng nhập bằng tài khoản được cấp rồi vào mục Files để tải tệp lên, tạo thư mục và chia sẻ cho người khác. Nắm được ba việc cơ bản này mất khoảng 10 phút.

Nextcloud là nơi lưu và chia sẻ tệp dùng chung trong công ty, thay cho việc gửi file qua email hay USB. Bài này dành cho người dùng thường ngày. Nếu bạn là quản trị viên cần thêm người vào hệ thống, xem cách tạo user trên Nextcloud thay cho bài này.

1. Đăng nhập vào giao diện web bằng tài khoản được cấp.
2. Vào mục Files để xem cây thư mục của bạn.
3. Tải tệp lên hoặc tạo thư mục mới.
4. Chia sẻ thư mục cho đồng nghiệp và chọn mức quyền.
5. Cài ứng dụng đồng bộ trên máy tính nếu cần làm việc thường xuyên.

Bài viết theo giao diện Nextcloud Hub bản 27 trở lên. Bản cũ hơn có vị trí nút hơi khác nhưng tên mục giữ nguyên. Tài khoản và địa chỉ web do quản trị viên của công ty bạn cấp.

Cách đăng nhập vào Nextcloud lần đầu

Mở trình duyệt và gõ địa chỉ web mà quản trị viên đã cấp, dạng https://file.ten-cong-ty.vn. Trang đăng nhập hiện ra với hai ô tên đăng nhập và mật khẩu. Nhập thông tin được cấp rồi bấm nút đăng nhập.

Đổi mật khẩu ngay sau lần đăng nhập đầu nếu quản trị viên cấp mật khẩu tạm. Bấm vào chữ cái đầu tên bạn ở góc phải trên, chọn Settings rồi vào mục Security để đổi.

Giao diện Nextcloud có những gì sau khi đăng nhập

Sau khi đăng nhập, thanh trên cùng hiện các biểu tượng ứng dụng: Files là nơi chứa tệp, Photos xem ảnh, Activity xem lịch sử thay đổi. Khu giữa là nội dung của ứng dụng đang mở, còn góc phải trên là ô tìm kiếm, chuông thông báo và tài khoản của bạn.

Biểu tượng bạn dùng nhiều nhất là Files. Bấm vào đó để mở cây thư mục cá nhân, nơi chứa mọi tệp bạn tải lên và mọi thư mục người khác chia sẻ cho bạn.

Cách tải tệp lên và tạo thư mục trên Nextcloud

Trong mục Files, bấm nút dấu cộng ở phía trên danh sách. Menu hiện ra ba lựa chọn chính: tải tệp lên từ máy, tải cả một thư mục lên, hoặc tạo thư mục mới ngay trên hệ thống. Chọn xong thì làm theo hộp thoại của trình duyệt.

Cách nhanh hơn là kéo thả: mở thư mục đích trong Nextcloud rồi kéo tệp từ máy tính thả thẳng vào khung danh sách. Nextcloud bắt đầu tải lên ngay và hiện thanh tiến độ ở phía dưới.

Tạo cây thư mục có quy tắc ngay từ đầu sẽ đỡ khổ về sau. Đặt tên thư mục theo phòng ban hoặc theo dự án, tránh dấu tiếng Việt và ký tự đặc biệt trong tên tệp vì một số phần mềm đồng bộ xử lý không tốt.

Chia sẻ thư mục cho đồng nghiệp và chọn mức quyền

Đưa chuột vào dòng của tệp hoặc thư mục, bấm biểu tượng chia sẻ. Khung chia sẻ mở ra ở cột phải với ô tìm người dùng. Gõ tên đồng nghiệp, chọn đúng người trong danh sách gợi ý rồi bấm để thêm vào danh sách được chia sẻ.

Sau khi thêm, bấm vào dấu ba chấm cạnh tên người đó để chọn mức quyền. Bốn mức thường dùng khác nhau ở chỗ người nhận làm được gì với dữ liệu của bạn:

Mặc định của Nextcloud là cho sửa. Nếu bạn chia sẻ tài liệu chỉ để đọc, phải tự chuyển sang Read only, đừng để mặc định.

Chia sẻ thư mục cho người ngoài công ty bằng liên kết

Người nhận không có tài khoản Nextcloud thì dùng liên kết công khai. Trong khung chia sẻ, ở mục Share link bấm dấu cộng, Nextcloud sinh một đường dẫn. Bấm biểu tượng chép để lấy đường dẫn rồi gửi cho người nhận.

Liên kết công khai ai có cũng mở được, nên đặt thêm hai lớp bảo vệ trước khi gửi. Bấm dấu ba chấm cạnh liên kết để mở phần thiết lập:

• Password protect: đặt mật khẩu, gửi qua kênh khác với đường dẫn.
• Set expiration date: đặt ngày hết hạn để liên kết tự đóng khi hết việc.
• Hide download: cho xem trên trình duyệt nhưng không cho tải về.

Liên kết công khai nằm ngoài tầm kiểm soát sau khi gửi đi. Người nhận chuyển tiếp cho ai bạn không biết được. Với tài liệu nội bộ, luôn đặt mật khẩu và ngày hết hạn, và xoá liên kết ngay khi xong việc bằng biểu tượng thùng rác cạnh nó.

Đồng bộ Nextcloud với thư mục trên máy tính

Làm việc với tệp hàng ngày thì dùng ứng dụng Nextcloud Desktop tiện hơn giao diện web. Ứng dụng tạo một thư mục trên máy, mọi thay đổi trong thư mục đó tự đẩy lên hệ thống và ngược lại. Bạn mở tệp bằng phần mềm quen thuộc, không phải tải lên tải xuống thủ công.

Tải ứng dụng cho Windows, macOS hoặc Linux từ trang tải về của dự án Nextcloud. Cài xong, ứng dụng hỏi địa chỉ máy chủ, nhập đúng địa chỉ web bạn vẫn dùng rồi đăng nhập qua cửa sổ trình duyệt bật lên.

Ở bước chọn thư mục, tích Choose what to sync để chỉ đồng bộ những thư mục bạn thật sự cần. Đồng bộ toàn bộ kho dùng chung có thể chiếm hàng chục GB trên ổ cứng máy bạn mà phần lớn không bao giờ mở tới.

Trên điện thoại, ứng dụng Nextcloud ở kho ứng dụng của Android và iOS làm được việc tương tự, thêm tính năng tự đẩy ảnh chụp lên máy chủ.

Xử lý các lỗi thường gặp khi dùng Nextcloud

Năm tình huống dưới đây hay gặp nhất với người dùng thường ngày. Phần lớn không phải lỗi hệ thống mà là thiết lập ở phía bạn.

Tải tệp lớn lên thì dừng giữa chừng. Máy chủ giới hạn kích thước mỗi lần tải lên. Chia nhỏ tệp, hoặc dùng ứng dụng Nextcloud Desktop vì nó cắt tệp thành nhiều phần và tự nối lại.

Không tìm thấy tên đồng nghiệp trong ô chia sẻ. Người đó chưa có tài khoản, hoặc quản trị viên đã giới hạn tìm kiếm trong phạm vi nhóm. Nhờ quản trị viên kiểm lại, cách thêm tài khoản xem ở bài hướng dẫn tạo user.

Người nhận báo mở liên kết bị hỏi mật khẩu mà không biết mật khẩu. Bạn đã bật Password protect nhưng chưa gửi mật khẩu. Mở lại phần thiết lập của liên kết để xem hoặc đặt lại mật khẩu mới.

Ứng dụng trên máy tính báo lỗi đồng bộ ở một tệp. Thường do tên tệp chứa ký tự Windows không nhận như dấu hai chấm hoặc dấu hỏi, hoặc tệp đang mở trong một phần mềm khác. Đổi tên tệp và đóng phần mềm đang giữ nó.

Xoá nhầm tệp quan trọng. Vào mục Deleted files ở cột trái, tệp còn nằm đó trong khoảng thời gian quản trị viên đặt. Bấm nút khôi phục để lấy lại.

Điều cần nhớ khi làm việc trên kho dùng chung

Nextcloud là kho dùng chung, không phải bản sao lưu. Bạn xoá một tệp thì nó biến mất với mọi người đang được chia sẻ thư mục đó. Dữ liệu quan trọng vẫn nên có một bản riêng ở nơi khác.

Rà lại danh sách chia sẻ vài tháng một lần. Thư mục chia cho người đã nghỉ việc, liên kết công khai của dự án đã đóng, cả hai đều là cửa mở không ai canh. Mở khung chia sẻ của từng thư mục lớn và gỡ những mục không còn cần.