Hướng dẫn tạo thư mục và Rule tự động phân loại email trên Outlook

Khi sử dụng Outlook, bạn có thể tạo thư mục (Folder) kết hợp với Rule để Outlook tự động phân loại email. Ví dụ: toàn bộ email từ một địa chỉ hoặc một tên miền nhất định sẽ tự động được chuyển vào thư mục riêng, giúp hộp thư dễ quản lý hơn.

Bài viết dưới đây hướng dẫn cách thực hiện trên Outlook Classic và New Outlook / Outlook Web.

1. Tạo thư mục lưu email

Trước tiên, cần tạo thư mục để chứa những email được Rule tự động phân loại.

Trên Outlook Classic

1. Mở Outlook.
2. Tại danh sách thư mục bên trái, nhấp chuột phải vào tài khoản email hoặc Inbox.
3. Chọn New Folder.
4. Nhập tên thư mục, ví dụ:
   • Khách hàng
   • Hóa đơn
   • Thông báo hệ thống
   • Email nội bộ
5. Nhấn Enter để hoàn tất.

Microsoft cho phép tạo thư mục hoặc thư mục con trực tiếp từ khung thư mục bên trái của Outlook.

Trên New Outlook / Outlook Web

1. Mở Outlook.
2. Tại menu bên trái, tìm tài khoản email hoặc mục Folders.
3. Nhấp chuột phải hoặc chọn biểu tượng …
4. Chọn Create new folder.
5. Nhập tên thư mục.
6. Nhấn Enter.

Nếu muốn tạo thư mục con, nhấp chuột phải vào thư mục chính và chọn Create new subfolder.

2. Tạo Rule tự động chuyển email vào thư mục

Sau khi đã có thư mục, tiếp tục tạo Rule để Outlook tự động chuyển email.

Cách nhanh: Tạo Rule từ một email có sẵn

Chọn một email của người gửi mà bạn muốn tự động phân loại.

Nhấp chuột phải vào email và chọn:

Rules → Create Rule

Sau đó chọn thư mục muốn chuyển email vào và xác nhận OK.

Sau khi Rule được tạo, các email mới phù hợp với điều kiện sẽ được Outlook tự động xử lý.

Ví dụ

Bạn thường xuyên nhận email từ:

billing@example.com

và muốn toàn bộ email từ địa chỉ này chuyển vào thư mục Hóa đơn.

Có thể tạo Rule:

Điều kiện: Email được gửi từ billing@example.com
Hành động: Chuyển email vào thư mục Hóa đơn

Sau khi thiết lập, những email mới từ địa chỉ trên sẽ tự động được đưa vào thư mục Hóa đơn.

3. Tạo Rule nâng cao trên Outlook Classic

Nếu muốn thiết lập nhiều điều kiện hơn:

1. Mở Outlook.
2. Chọn File.
3. Chọn Manage Rules & Alerts.
4. Chọn New Rule.
5. Chọn điều kiện cần áp dụng.
6. Chọn hành động Move it to the specified folder.
7. Chọn thư mục cần chuyển email vào.
8. Chọn Next để thêm điều kiện hoặc ngoại lệ nếu cần.
9. Đặt tên cho Rule.
10. Chọn Finish để hoàn tất.

Outlook Classic cũng cho phép chạy Rule ngay trên những email đã tồn tại trong thư mục hiện tại.

4. Tạo Rule trên New Outlook / Outlook Web

Trên New Outlook hoặc Outlook Web:

1. Chọn biểu tượng Settings (⚙).
2. Chọn Mail.
3. Chọn Rules.
4. Chọn Add new rule.
5. Nhập tên Rule.
6. Tại Add a condition, chọn điều kiện cần lọc.
7. Tại Add an action, chọn hành động cần thực hiện.
8. Chọn thư mục muốn chuyển email vào.
9. Nhấn Save.

Một Rule thông thường sẽ gồm ít nhất ba thành phần:

Tên Rule → Điều kiện → Hành động

Ngoài ra có thể bổ sung nhiều điều kiện hoặc ngoại lệ tùy nhu cầu.

5. Chạy Rule cho các email đã nhận trước đó

Rule mới tạo thường áp dụng cho những email nhận sau khi Rule được thiết lập.

New Outlook

Vào:

Settings → Mail → Rules

Tìm Rule cần chạy và chọn Run rule now.

Outlook Classic

Vào:

File → Manage Rules & Alerts → Run Rules Now

Chọn Rule và thư mục cần áp dụng, sau đó chạy Rule.

Microsoft hỗ trợ chạy Rule thủ công để xử lý các email đã có sẵn trong hộp thư.

6. Kiểm tra khi Rule không hoạt động

Nếu Rule không hoạt động như mong muốn, hãy kiểm tra:

• Rule đã được bật hay chưa.
• Địa chỉ người gửi hoặc điều kiện lọc có chính xác không.
• Thư mục đích còn tồn tại hay không.
• Có Rule khác đang xử lý email trước Rule này hay không.
• Rule có sử dụng điều kiện chỉ hỗ trợ trên Outlook Classic hay không.

Trên New Outlook có thể vào:

Settings → Mail → Rules

để chỉnh sửa, bật hoặc tắt Rule. Microsoft lưu ý rằng một số client-side rule được tạo từ Outlook Classic có thể không hoạt động trên New Outlook hoặc Outlook Web; trong trường hợp này nên tạo lại Rule trên phiên bản Outlook đang sử dụng.

Kết luận

Sử dụng Folder kết hợp với Rule là cách đơn giản để tự động sắp xếp email trên Outlook. Sau khi cấu hình, email có thể được tự động phân loại theo người gửi, tiêu đề hoặc các điều kiện khác mà không cần di chuyển thủ công từng thư.

Việc tổ chức hộp thư theo từng nhóm cũng giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và quản lý email hơn.