Cài đặt tự động trả lời trên Outlook

Để bật tự động trả lời trên Outlook, bạn mở File rồi chọn Automatic Replies, đánh dấu Send automatic replies, soạn hai nội dung cho người trong công ty và người ngoài công ty. Toàn bộ mất khoảng 3 phút.

Việc này cần làm trước khi bạn nghỉ phép, đi công tác hoặc rời máy nhiều ngày. Thư gửi tới trong lúc đó sẽ nhận được phản hồi ngay, kèm ngày bạn quay lại và số điện thoại người thay thế, thay vì để đối tác chờ trong im lặng.

1. Mở hộp thoại Automatic Replies từ menu File.
2. Đặt khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc.
3. Soạn nội dung cho tab Inside My Organization.
4. Soạn nội dung cho tab Outside My Organization và chọn phạm vi người nhận.
5. Gửi một thư thử từ địa chỉ khác để kiểm tra.

Ảnh trong bài chụp trên Outlook 2016 và Outlook 2019 bản cài trên máy tính. Bố cục hộp thoại Automatic Replies vẫn giữ nguyên trên Microsoft 365 bản Outlook Classic. Với bản New Outlook và Outlook trên web thì đường đi khác, xem mục riêng bên dưới.

Vì sao mục Automatic Replies không hiện trong Outlook của bạn

Tự động trả lời trên Outlook là tính năng của máy chủ Exchange hoặc Microsoft 365, không phải của phần mềm Outlook. Máy chủ giữ lịch nghỉ và tự gửi thư thay bạn, nên máy tính tắt vẫn chạy. Tài khoản POP3 hoặc IMAP thường không có mục này vì máy chủ bên đó không hỗ trợ.

Nhìn vào menu File là biết ngay tài khoản của bạn thuộc loại nào. Có dòng Automatic Replies (Out of Office) nghĩa là tài khoản chạy trên Exchange hoặc Microsoft 365. Chỉ thấy Rules and Alerts mà không thấy dòng kia thì tài khoản đang là POP3 hoặc IMAP.

Tài khoản email theo tên miền tại BizMaC dùng IMAP, nên bạn bật autoresponder trong trang webmail thay vì trong Outlook. Ưu điểm là máy tính tắt thư vẫn trả lời, còn Rule của Outlook thì chỉ chạy khi phần mềm đang mở.

Các bước bật tự động trả lời trên Outlook bản cài trên máy

Bốn bước dưới đây làm trên Outlook Classic, bản có dải ribbon và menu File ở góc trái trên. Bạn cần tài khoản Exchange hoặc Microsoft 365 đã đăng nhập sẵn trong Outlook. Không cần quyền quản trị, mỗi người tự bật cho hộp thư của mình.

1. Mở menu File

Trong cửa sổ Outlook, bấm File ở góc trái trên, ngay bên trái thẻ Home.

2. Chọn Automatic Replies

Trang Account Information hiện ra. Bấm ô Automatic Replies (Out of Office) nằm giữa trang, phía dưới tên tài khoản.

Nhiều tài khoản trong cùng một Outlook thì có ô chọn tài khoản ở đầu hộp thoại. Kiểm đúng hộp thư trước khi soạn nội dung, vì thư trả lời sẽ đi từ địa chỉ đó.

3. Đặt thời gian và soạn thư cho người trong công ty

Đánh dấu Send automatic replies. Đánh dấu tiếp Only send during this time range rồi chọn ngày giờ bắt đầu và kết thúc. Đặt sẵn khoảng thời gian thì Outlook tự tắt khi hết hạn, khỏi lo quên tắt sau kỳ nghỉ.

Ở tab Inside My Organization, gõ nội dung gửi cho đồng nghiệp. Đây là nhóm cùng tổ chức nên viết được cụ thể: ngày quay lại, ai đang giữ việc thay bạn, việc gấp thì gọi số nào.

4. Soạn thư cho người ngoài công ty

Chuyển sang tab Outside My Organization. Đánh dấu ô Auto-reply to people outside my organization rồi gõ nội dung. Nội dung này nên ngắn hơn và không nêu chi tiết nội bộ, vì người lạ cũng đọc được.

Ngay dưới ô đánh dấu có hai tuỳ chọn phạm vi. My Contacts only chỉ trả lời địa chỉ đã có trong danh bạ Outlook. Anyone outside my organization trả lời mọi thư đến, gồm cả bản tin quảng cáo và thư rác. Chọn My Contacts only an toàn hơn, vì trả lời thư rác là xác nhận cho bên gửi biết hộp thư này có người dùng thật.

Bấm OK để lưu. Thanh màu vàng hiện dưới ribbon báo tính năng đang bật, kèm nút tắt ngay trên thanh đó.

Đường đi trên New Outlook và Outlook trên web

Bản New Outlook trên Windows và Outlook chạy trong trình duyệt bỏ hẳn menu File. Tính năng đổi tên thành Automatic replies và chuyển vào trang cài đặt. Nội dung soạn ra vẫn lưu trên cùng máy chủ, nên bật ở đâu cũng có hiệu lực như nhau.

1. Bấm biểu tượng bánh răng Settings ở góc phải trên.
2. Chọn Accounts rồi chọn Automatic replies.
3. Gạt công tắc Automatic replies on.
4. Đánh dấu Send replies only during a time period và chọn khoảng ngày.
5. Gõ nội dung, đánh dấu tiếp Send replies outside your organization nếu cần trả lời người ngoài.
6. Bấm Save.

Trang này còn có ba ô tuỳ chọn mà bản cài trên máy không có: chặn lịch trong khoảng thời gian nghỉ, từ chối lời mời họp mới, và huỷ các cuộc họp đã nhận trong khoảng đó. Ba ô này hữu ích khi nghỉ dài, nhưng huỷ họp thì gửi thư huỷ cho toàn bộ người tham dự, cân nhắc trước khi đánh dấu.

Cách kiểm tra thư tự động trả lời đã chạy đúng

Cách chắc chắn nhất là gửi thử một thư từ địa chỉ khác, nên chọn địa chỉ ngoài công ty như Gmail cá nhân, rồi xem có nhận được thư trả lời không. Gửi từ chính hộp thư đó cho mình thì Outlook không trả lời, đây là hành vi cố ý của máy chủ.

Ba điểm cần nhìn khi nhận được thư trả lời:

• Nội dung đúng bản dành cho người ngoài, không phải bản nội bộ.
• Định dạng chữ không vỡ, nhất là khi bạn dán nội dung từ Word sang.
• Chỉ nhận đúng một thư. Máy chủ Exchange chỉ trả lời một lần cho mỗi người gửi trong suốt kỳ nghỉ, gửi thư thứ hai mà lại nhận trả lời nữa là dấu hiệu có Rule khác đang chạy song song.

Muốn thử lại nhiều lần từ cùng một địa chỉ thì tắt tính năng này rồi bật lại. Thao tác này xoá danh sách địa chỉ đã được trả lời mà máy chủ đang giữ.

Xử lý các lỗi thường gặp khi bật tự động trả lời

Bốn tình huống dưới đây chiếm phần lớn ca cấu hình xong mà thư vẫn không đi. Nhìn triệu chứng là biết rơi vào ca nào.

Người ngoài công ty không nhận được thư trả lời. Ô Auto-reply to people outside my organization ở tab thứ hai chưa được đánh dấu. Đánh dấu ô này là việc riêng, đánh dấu ở tab đầu không kéo theo tab sau.

Chỉ vài người ngoài nhận được, số còn lại không. Bạn đang để phạm vi My Contacts only. Đổi sang Anyone outside my organization nếu cần trả lời cả khách chưa từng lưu vào danh bạ.

Đã tới ngày quay lại mà thư vẫn tự trả lời. Bạn quên đánh dấu Only send during this time range, nên tính năng chạy cho tới khi có người tắt tay. Mở lại hộp thoại và chọn Do not send automatic replies.

Bấm Automatic Replies thì báo máy chủ không sẵn sàng. Outlook đang ở chế độ làm việc ngoại tuyến hoặc mất kết nối tới Exchange. Xem thanh trạng thái dưới đáy cửa sổ, nếu ghi Working Offline thì làm theo cách khắc phục lỗi Working Offline trên Outlook rồi thử lại.

Điều cần nhớ trước mỗi kỳ nghỉ

Đặt sẵn ngày kết thúc ngay lúc bật là thói quen đáng giữ. Hộp thư quên tắt sẽ báo bạn vắng mặt cả tháng sau đó, và đối tác đọc được sẽ chuyển việc sang người khác.

Nội dung thư nên có ba thứ và dừng lại ở đó: ngày quay lại, tên cùng số điện thoại người xử lý thay, và một câu xác nhận thư đã tới nơi. Đừng ghi lịch trình chi tiết hay lý do nghỉ, vì thư này gửi tự động cho mọi người viết thư tới, gồm cả người bạn chưa từng quen.

Nếu bạn cũng muốn thư đi kèm thông tin liên hệ cố định, đặt sẵn chữ ký trên Microsoft Outlook rồi chép phần chữ ký đó vào nội dung thư trả lời.