Việc sử dụng phần mềm Outlook để quản lý email đang được nhiều người dùng yêu thích và lựa chọn hiện nay. Dưới đây là các bước cài đặt Outlook Email giúp tối ưu hiệu quả và thời gian xử lý công việc của bạn:
Bước 1: Mở Outlook
Mở ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn.
Bước 2: Thêm tài khoản email
- Outlook 2019 & 2016:
- Nhấp vào tab Tệp.
- Chọn Thêm Tài khoản.
- Chọn Thêm tài khoản email thủ công.
- Nhấp vào Tiếp theo.
- Outlook 2013:
- Nhấp vào tab Tệp.
- Chọn Thông tin.
- Nhấp vào Thêm Tài khoản.
- Chọn Cấu hình máy chủ thủ công hoặc các loại máy chủ bổ sung.
- Nhấp vào Tiếp theo.
Bước 3: Chọn loại tài khoản email
- POP3: Tải xuống email của bạn từ máy chủ email và lưu trữ chúng trên máy tính của bạn.
- IMAP: Đồng bộ hóa email của bạn giữa máy tính của bạn và máy chủ email.
Khác biệt giữ IMAP và POP3
IMAP (Internet Message Access Protocol) giúp đồng bộ theo thời gian thực giữa server và mail client.
Ví dụ, nếu bạn đánh dấu mail chưa đọc trên Outlook, vậy email thực tế trên server cũng được đánh dấu chưa đọc. Lựa chọn này được nhiều người dùng đa thiết bị lựa chọn hơn.
POP (Post Office Protocol) tải, lưu trữ email cục bộ và xóa trên server. Ngoài ra, thay đổi email trên Outlook sẽ không được áp dụng trên server. Ví dụ như các thư mục mới tạo ra trên Outlook sẽ không được đồng bộ hay tự động tạo ra trên thiết bị khác.
Tất nhiên, bạn cũng có thể thiết lập tài khoản mail Outlook để giữ lại một bản copy của email trên server thay vì xóa nó đi. Nhưng mặc dù là cùng 1 nội dung, email giữa Outlook và mail server sẽ được xem là tách biệt lẫn nhau, thay đổi trạng thái của một email sẽ không đồng bộ đến email còn lại. Ưu điểm của POP là khi bạn có nhiều email và bạn chỉ muốn email được lưu tập trung trên một thiết bị, để cả khi không có kết nối internet bạn vẫn có thể xem được hoàn chỉnh email.
Bước 4: Nhập thông tin tài khoản email của bạn
- Tên: Tên của bạn.
- Địa chỉ email: Địa chỉ email đầy đủ của bạn.
- Loại tài khoản: Chọn IMAP hoặc POP3.
- Máy chủ thư đến: Máy chủ IMAP hoặc POP3 của nhà cung cấp dịch vụ email của bạn.
- Máy chủ thư đi: Máy chủ SMTP của nhà cung cấp dịch vụ email của bạn.
- Tên người dùng: Tên người dùng tài khoản email của bạn.
- Mật khẩu: Mật khẩu tài khoản email của bạn.
Bước 5: Cấu hình cài đặt nâng cao (tùy chọn)
- Cổng: Cổng POP3, IMAP hoặc SMTP của nhà cung cấp dịch vụ email của bạn.
- Bảo mật: Chọn loại bảo mật được sử dụng cho máy chủ thư đến và đi của bạn (ví dụ: SSL/TLS).
Port POP3:
Port 110 – không mã hóa
Port 995 – SSL/TLSPort IMAP:
Port 143 – không mã hóa.
Port 993 – SSL/TLSPort SMTP:
Port 25 – không mã hóa.
Port 465 – SSL/TLS
Bước 6: Hoàn tất cài đặt
Nhấp vào Tiếp theo. Outlook sẽ kiểm tra cài đặt tài khoản email của bạn và kết nối với máy chủ email. Sau khi kết nối thành công, bạn có thể bắt đầu sử dụng Outlook để gửi và nhận email.
Lưu ý:
- Cài đặt email trên Outlook có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn đang sử dụng và nhà cung cấp dịch vụ email của bạn.
- Nếu bạn gặp sự cố khi cài đặt email, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ email của bạn để được hỗ trợ.
Chúc Bạn thực hiện thành công!