Tạo chữ ký email trên Webmail mailPro

Để tạo chữ ký email trên Webmail mailPro, bạn đăng nhập rồi vào Options, mở thẻ Mail, chọn mục Signature và gõ nội dung vào ô soạn thảo. Mất khoảng 3 phút cho một chữ ký, thêm vài phút nữa nếu dùng mẫu có logo.

Việc này làm khi bạn muốn mọi thư gửi từ webmail tự kèm tên, chức danh và cách liên hệ mà không phải gõ lại từng lần. Chữ ký đặt ở đây chỉ áp cho thư soạn trong webmail, thư gửi từ Outlook hay từ điện thoại vẫn dùng chữ ký riêng của ứng dụng đó.

1. Đăng nhập webmail bằng địa chỉ email đầy đủ.
2. Mở Options rồi vào thẻ Mail, chọn mục Signature.
3. Gõ nội dung chữ ký hoặc dán mẫu có sẵn.
4. Đặt tên gợi nhớ nếu cần nhiều chữ ký khác nhau.
5. Soạn một thư mới để xem chữ ký đã tự chèn chưa.

Cần địa chỉ email và mật khẩu hộp thư. Các bước dưới đây kiểm trên giao diện WebClient mới của mailPro. Máy đang để giao diện cũ thì bấm Switch to Old Interface trong cùng trình đơn để đối chiếu, vị trí các mục có lệch.

Chữ ký trên webmail và chữ ký trong ứng dụng khác nhau chỗ nào

Chữ ký email đặt trên webmail lưu trên máy chủ nhưng chỉ được chèn khi bạn soạn thư ngay trong trình duyệt. Outlook, ứng dụng Mail của điện thoại và mọi phần mềm khác đều tự giữ chữ ký riêng trong máy, không đọc chữ ký của webmail. Vì vậy dùng nhiều thiết bị thì phải đặt chữ ký ở từng nơi.

Muốn ba nơi giống nhau thì đặt cùng một nội dung ở cả ba, dùng đúng một bản mẫu để không lệch số điện thoại hay chức danh. Cách đặt phía Outlook nằm ở bài tạo chữ ký trên Microsoft Outlook.

Cách tạo chữ ký email trên Webmail mailPro

Năm bước dưới đây làm liền một mạch trong trình duyệt. Chỗ dễ vướng nằm ở bước 2, vì mục Options nằm trong trình đơn ảnh đại diện ở góc phải trên chứ không nằm trong thanh công cụ như nhiều người đoán.

1. Đăng nhập vào webmail

Mở trình duyệt và vào địa chỉ webmail được cấp lúc kích hoạt dịch vụ. Nhập địa chỉ email đầy đủ, gồm cả phần sau dấu @, rồi bấm Next và nhập mật khẩu.

2. Mở Options từ trình đơn ảnh đại diện

Bấm ảnh đại diện ở góc phải trên, trình đơn hiện ra gồm Options, Mobile Devices, Help và Logout. Chọn Options.

3. Vào mục Signature trong thẻ Mail

Cửa sổ Options mở ra với nhiều thẻ ở hàng trên. Chọn thẻ Mail, rồi ở cột trái chọn Signature. Ô soạn thảo bên phải là chỗ gõ nội dung, có sẵn thanh công cụ để đổi cỡ chữ, chèn ảnh, chèn bảng và chèn liên kết.

4. Đặt tên gợi nhớ khi cần nhiều chữ ký

Một tài khoản đặt được nhiều chữ ký, chẳng hạn một bản tiếng Việt và một bản tiếng Anh. Bấm Add ở đầu cột giữa, đặt tên gợi nhớ rồi bấm Add lần nữa. Chữ ký mới hiện thành một mục riêng bên cạnh mục Default.

5. Lưu lại bằng nút OK

Bấm OK ở góc trái dưới cửa sổ Options. Bấm Cancel hoặc đóng cửa sổ bằng dấu X là nội dung vừa gõ mất hết, đây là chỗ hay mất công gõ lại lần hai.

Kiểm tra chữ ký đã tự chèn vào thư chưa

Bấm Compose trên thanh công cụ để mở cửa sổ soạn thư mới. Chữ ký email phải hiện sẵn ở phần dưới vùng soạn nội dung, ngay khi cửa sổ vừa mở, chưa cần gõ gì. Không thấy thì quay lại mục Signature xem đã bấm OK chưa.

Gửi thử một thư cho chính mình rồi mở ra xem. Phép thử này bắt được ca chữ ký hiện đúng lúc soạn nhưng vỡ khung khi tới hộp thư người nhận, thường do bảng trong chữ ký thiếu thuộc tính chiều rộng.

Năm mẫu chữ ký dùng sẵn kèm mã nguồn

Năm mẫu chữ ký email dưới đây khác nhau ở cách xếp logo và khối thông tin. Mỗi mẫu có bản xem trước và đoạn mã để dán vào ô soạn thảo ở chế độ mã nguồn. Trước khi dùng, đổi tên, chức danh, số điện thoại, địa chỉ email và đường dẫn logo thành của bạn.

Mẫu 1: logo bên trái, thông tin bên phải

Nguyễn Văn A CEO: BizMaC Điện thoại: 1900-6019 Email: [email protected]

<table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0">
  <tr>
    <td><img src="duong-dan-logo.png" width="120" alt="Ten cong ty"></td>
    <td>
      <strong>Nguyen Van A</strong><br>
      CEO: Ten cong ty<br>
      Dien thoai: 1900-6019<br>
      Email: [email protected]
    </td>
  </tr>
</table>

Mẫu 2: logo bên phải, thông tin bên trái

Nguyễn Văn A CEO: BizMaC Điện thoại: 1900-6019 Email: [email protected]

<table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0">
  <tr>
    <td>
      <strong>Nguyen Van A</strong><br>
      CEO: Ten cong ty<br>
      Dien thoai: 1900-6019<br>
      Email: [email protected]
    </td>
    <td><img src="duong-dan-logo.png" width="100" alt="Ten cong ty"></td>
  </tr>
</table>

Mẫu 3: logo nằm trên, thông tin nằm dưới

Nguyễn Văn A CEO: BizMaC Điện thoại: 1900-6019 Email: [email protected]

<table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0">
  <tr>
    <td>
      <img src="duong-dan-logo.png" width="120" alt="Ten cong ty">
      <div>
        <strong>Nguyen Van A</strong><br>
        CEO: Ten cong ty<br>
        Dien thoai: 1900-6019<br>
        Email: [email protected]
      </div>
    </td>
  </tr>
</table>

Mẫu 4: hai cột, logo có khoảng đệm riêng

Nguyễn Văn A CEO: BizMaC Điện thoại: 1900-6019 Email: [email protected]

<table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0">
  <tr>
    <td width="140"><img src="duong-dan-logo.png" width="100" alt="Ten cong ty"></td>
    <td>
      <strong>Nguyen Van A</strong><br>
      CEO: Ten cong ty<br>
      Dien thoai: 1900-6019<br>
      Email: [email protected]
    </td>
  </tr>
</table>

Mẫu 5: dạng thẻ, mọi thứ căn giữa

Nguyễn Văn A CEO: BizMaC Điện thoại: 1900-6019 Email: [email protected]

<table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0" align="center">
  <tr>
    <td align="center"><img src="duong-dan-logo.png" width="80" alt="Ten cong ty"></td>
  </tr>
  <tr>
    <td align="center">
      <strong>Nguyen Van A</strong><br>
      CEO: Ten cong ty<br>
      Dien thoai: 1900-6019<br>
      Email: [email protected]
    </td>
  </tr>
</table>

Cả năm mẫu đều dựng bằng bảng chứ không dùng flexbox hay grid. Lý do là phần mềm đọc thư, nhất là Outlook trên Windows, dựng khung theo bộ máy của Word và bỏ qua phần lớn quy tắc bố cục hiện đại. Bảng là cách duy nhất giữ được bố cục giống nhau ở mọi nơi.

Xử lý các lỗi hay gặp với chữ ký

Bốn tình huống dưới đây gặp nhiều nhất sau khi lưu chữ ký email. Điểm chung là chữ ký hiện đúng lúc bạn soạn nhưng hỏng khi tới tay người nhận, nên chỉ gửi thử mới phát hiện được.

Logo không hiện, chỗ đó chỉ còn một ô trắng. Đường dẫn ảnh trỏ vào máy tính của bạn chứ không phải một địa chỉ công khai trên mạng. Tải ảnh lên một địa chỉ web rồi dán đường dẫn đó vào thuộc tính src.

Chữ ký vỡ khung khi mở trên Outlook. Bảng thiếu thuộc tính chiều rộng nên Outlook tự co giãn theo cách riêng. Thêm width cho từng ô như trong mẫu 4.

Chữ ký không hiện khi soạn thư mới. Chưa bấm OK lúc lưu, hoặc tài khoản có nhiều chữ ký mà bản đang chọn không phải bản vừa sửa. Mở lại mục Signature, chọn đúng tên rồi lưu lần nữa.

Thư gửi từ Outlook không có chữ ký. Đây không phải lỗi. Chữ ký của webmail không áp cho ứng dụng ngoài, phải đặt riêng theo bài tạo chữ ký trên Microsoft Outlook.

Việc nên làm tiếp sau khi có chữ ký

Chữ ký xong thì đặt luôn ở những nơi còn lại trong cùng một lượt, vì để sau là mỗi nơi một kiểu và người nhận thấy thông tin lệch nhau. Bản mẫu đã có sẵn, dán sang chỗ khác nhanh hơn nghĩ lại từ đầu.

1. Đặt cùng nội dung đó cho Outlook trên máy tính.
2. Đặt bản rút gọn cho điện thoại, chỉ giữ tên và số điện thoại vì màn hình hẹp.
3. Đặt thêm bản trả lời tự động nếu sắp nghỉ dài, theo bài cài đặt tự động trả lời trên Outlook.

Thay số điện thoại hay đổi chức danh thì nhớ sửa ở cả ba nơi. Đây là chỗ hay sót nhất, và người nhận thường không báo lại khi thấy thông tin cũ trong chữ ký.