Cài đặt email trên iPhone và Android

Để cài đặt email trên điện thoại, bạn vào phần thêm tài khoản của máy, chọn khai thủ công dạng Other, nhập máy chủ hubX.mailpro.vn cho cả thư đến và thư đi rồi lưu lại. Mất khoảng 5 phút trên iPhone và 7 phút trên Android.

Việc này làm khi bạn cần đọc thư công ty ngay trên máy đang cầm, không phải mở laptop. Ứng dụng Mail của iOS và Gmail của Android đều nhận hộp thư tên miền riêng, chỉ khác nhau chỗ bấm và cách máy hỏi cổng.

1. Mở phần thêm tài khoản của hệ điều hành, chọn loại Other hoặc Khác.
2. Nhập tên hiển thị, địa chỉ email và mật khẩu.
3. Chọn IMAP để thư đồng bộ với các thiết bị còn lại.
4. Khai máy chủ thư đến và thư đi, cả hai cùng một tên.
5. Lưu rồi gửi một thư thử để xác nhận hai chiều đều chạy.

Cần địa chỉ email, mật khẩu và số hub được cấp lúc kích hoạt dịch vụ. Các bước dưới đây kiểm trên iOS 17, iOS 18 và Android 14. Giao diện Android khác nhau theo hãng máy, tên mục có thể lệch một chút nhưng thứ tự thao tác giữ nguyên.

Vì sao nên chọn IMAP khi khai email trên điện thoại

Điện thoại gần như luôn là thiết bị thứ hai bên cạnh máy tính, nên thư phải đồng bộ hai chiều mới dùng được. IMAP giữ thư trên máy chủ và đẩy trạng thái đọc, thư mục, thư đã gửi sang mọi thiết bị. POP3 tải thư về máy rồi xoá bản trên máy chủ, đọc trên điện thoại xong thì máy tính không còn thấy thư đó nữa.

Bảng dưới liệt kê những gì thay đổi trên điện thoại khi chọn từng giao thức.

Chỉ nên chọn POP3 khi điện thoại là thiết bị duy nhất đọc hộp thư đó. Đã khai POP3 trên máy tính rồi thì trên điện thoại vẫn nên khai IMAP, nhưng phải bật giữ bản sao trên máy chủ ở máy tính, không thì điện thoại chẳng còn thư nào để đồng bộ.

Thông số máy chủ cần chuẩn bị trước khi khai

Cùng một tên máy chủ dùng cho cả thư đến và thư đi, chỉ khác cổng. Chữ X trong hubX.mailpro.vn là chữ số cấp riêng cho từng gói dịch vụ, ví dụ hub1.mailpro.vn, tra được trong thư kích hoạt. Tên miền đã trỏ bản ghi mail thì dùng dạng mail.tenmiencuaban.com cũng được.

Phần giải thích chi tiết từng cổng, khi nào phải đổi 465 sang 587 và vì sao hai cổng không dùng chung một kiểu mã hoá nằm ở bài cài đặt email tên miền riêng trên Outlook. Bài đó khai cùng bộ thông số nhưng nói kỹ phần máy chủ.

Cách cài đặt email trên iPhone và iPad

iOS gom toàn bộ việc khai hộp thư vào phần Cài đặt của máy, không làm trong ứng dụng Mail. Năm bước dưới đây làm liền một mạch. Chỗ dễ vướng là màn hình cuối, khi iOS đòi khai máy chủ thư đi mà nhiều người bỏ trống vì tưởng không bắt buộc.

1. Mở phần thêm tài khoản trong Cài đặt

Vào Cài đặt, kéo xuống mục Ứng dụng rồi chọn Mail. Bấm Tài khoản Mail, sau đó Thêm tài khoản. Trên iOS 16 trở về trước, đường đi ngắn hơn một nhịp: Cài đặt rồi Mail rồi Tài khoản.

2. Chọn loại tài khoản Khác

Danh sách hiện ra gồm iCloud, Microsoft Exchange, Google, Yahoo và Outlook.com. Hộp thư tên miền riêng không nằm trong nhóm nào, chọn Khác ở cuối danh sách rồi bấm Thêm tài khoản Mail.

3. Nhập tên, địa chỉ email và mật khẩu

Bốn ô cần điền: Tên là tên hiển thị cho người nhận thấy, Email là địa chỉ đầy đủ, Mật khẩu là mật khẩu hộp thư, Mô tả là nhãn để phân biệt nếu máy có nhiều hộp thư. Bấm Tiếp, iOS thử dò cấu hình chừng mười giây rồi mở màn hình khai tay.

4. Chọn IMAP và khai hai máy chủ

Ở đầu màn hình có hai thẻ IMAP và POP, chọn IMAP. Phần Máy chủ thư đến và phần Máy chủ thư đi đều điền cùng một tên máy chủ, cùng địa chỉ email và cùng mật khẩu. Phần thư đi ghi là tuỳ chọn nhưng vẫn phải điền, bỏ trống là máy nhận được thư mà gửi không đi.

5. Lưu và bỏ qua cảnh báo chứng chỉ

Bấm Tiếp, iOS kiểm kết nối. Nếu hiện cảnh báo chứng chỉ không xác minh được, chọn Chi tiết rồi Tin cậy. Cảnh báo này xuất hiện khi bạn khai bằng mail.tenmiencuaban.com trong khi chứng chỉ trên máy chủ cấp cho tên hubX.mailpro.vn. Khai thẳng tên hub thì không gặp. Cuối cùng bấm Lưu.

Cách cài đặt email trên Android

Android không có màn hình khai hộp thư ở cấp hệ điều hành, việc này làm trong ứng dụng Gmail hoặc ứng dụng Email của hãng máy. Bốn bước dưới đây viết theo Gmail vì máy Android nào cũng có sẵn. Điểm khác iOS là Android hỏi cổng ngay trong lúc khai chứ không giấu trong mục nâng cao.

1. Mở phần thêm tài khoản trong Gmail

Mở Gmail, bấm ảnh đại diện ở góc phải trên, chọn Thêm tài khoản khác. Trong danh sách nhà cung cấp, chọn Khác. Máy dùng ứng dụng Email riêng của hãng thì đường đi tương đương, tìm mục Thêm tài khoản rồi chọn Khác.

2. Nhập email và chọn cấu hình thủ công

Gõ địa chỉ email đầy đủ rồi bấm Thiết lập thủ công thay vì Tiếp theo. Bấm Tiếp theo là Gmail tự dò autodiscover, mà bản ghi này thường chưa khai cho tên miền riêng nên máy quay vòng rồi báo lỗi.

3. Chọn IMAP và khai máy chủ thư đến

Chọn Cá nhân (IMAP), nhập mật khẩu rồi sang màn hình máy chủ thư đến. Tên người dùng phải là địa chỉ email đầy đủ. Máy chủ điền hubX.mailpro.vn, cổng 993, kiểu bảo mật chọn SSL/TLS. Khai POP3 thì đổi cổng thành 995.

4. Khai máy chủ thư đi và hoàn tất

Màn hình kế tiếp hỏi máy chủ SMTP. Bật Yêu cầu đăng nhập, điền lại địa chỉ email và mật khẩu, máy chủ vẫn là hubX.mailpro.vn. Cổng 465 đi với SSL/TLS, hoặc cổng 587 đi với STARTTLS nếu nhà mạng chặn cổng 465. Bấm Tiếp theo, chọn chu kỳ đồng bộ rồi bấm Hoàn tất.

Xử lý các lỗi thường gặp trên điện thoại

Bảng dưới gom bốn tình huống hay gặp nhất sau khi bấm lưu. Điểm chung của cả bốn là máy chỉ báo một dòng ngắn không nói rõ khâu nào hỏng, nên nhìn triệu chứng để đoán ngược lại thì nhanh hơn khai lại từ đầu.

Đặt chu kỳ đồng bộ và chữ ký cho máy

Hộp thư chạy rồi thì kiểm chu kỳ đồng bộ trước tiên. Android mặc định lấy thư mỗi 15 phút, iOS mặc định chờ máy chủ đẩy. Muốn thư về ngay thì đổi sang Đẩy trên iOS, còn Android đặt chu kỳ ngắn hơn sẽ tốn pin rõ.

1. Đặt chữ ký riêng cho thư gửi từ điện thoại, mặc định máy chèn tên hãng máy.
2. Bật thông báo cho hộp thư này nếu tắt sẵn, nhiều máy Android tắt thông báo cho tài khoản khai thủ công.
3. Đọc cùng hộp thư đó trên máy tính thì khai thêm theo hướng dẫn cài email trên Outlook, hoặc cách cấu hình email trên Mac OS nếu dùng máy Mac.

Thư gửi từ điện thoại hay bị nhận vào mục spam thì lỗi nằm ở tên miền chứ không phải ở máy. Kiểm bản ghi xác thực theo bài SPF record là gì và bài DKIM là gì.