Cấu hình email trên Mac OS bằng ứng dụng Mail

Để cấu hình email trên Mac OS, bạn mở ứng dụng Mail, chọn thêm tài khoản dạng Tài khoản Mail khác, nhập địa chỉ và mật khẩu, rồi khai hubX.mailpro.vn cho cả máy chủ thư đến lẫn thư đi. Mất khoảng 5 phút.

Việc này làm khi bạn muốn đọc thư tên miền riêng ngay trong ứng dụng Mail có sẵn của macOS thay vì mở webmail trên trình duyệt. Cách làm dưới đây giữ nguyên qua nhiều bản macOS, từ Monterey tới Sequoia, chỉ khác chữ trên nút do máy đang để tiếng Việt hay tiếng Anh.

1. Mở ứng dụng Mail và vào phần thêm tài khoản.
2. Chọn Tài khoản Mail khác thay vì các nhà cung cấp có sẵn.
3. Nhập tên hiển thị, địa chỉ email và mật khẩu.
4. Khai hai máy chủ khi macOS hỏi thêm.
5. Chờ đồng bộ rồi gửi một thư thử.

Cần địa chỉ email, mật khẩu hộp thư và số hub được cấp lúc kích hoạt dịch vụ. Các bước kiểm trên macOS Sonoma 14 với ứng dụng Mail đi kèm hệ điều hành. Dùng Outlook trên máy Mac thì làm theo bài Outlook chứ không phải bài này.

Ứng dụng Mail của macOS khác Outlook ở đâu

Mail là ứng dụng có sẵn trong macOS, không phải cài thêm và không tốn bản quyền. Nó khai hộp thư nhanh hơn Outlook vì gộp cả năm ô vào một màn hình, nhưng đổi lại giấu phần cổng và mã hoá xuống mục nâng cao, chỉ hiện khi máy dò không ra cấu hình. Bảng dưới so hai bên ở những chỗ tạo ra khác biệt lúc dùng thật.

Không có lựa chọn nào đúng cho mọi trường hợp. Máy Mac cá nhân với một hộp thư thì Mail gọn hơn. Máy dùng chung quy trình với đồng nghiệp chạy Windows thì Outlook đỡ phải học lại chỗ bấm.

Thông số máy chủ mailPro cần điền

Cùng một tên máy chủ dùng cho cả hai chiều gửi và nhận, chỉ khác cổng. Chữ X trong hubX.mailpro.vn là chữ số cấp riêng cho từng gói khi kích hoạt, ví dụ hub1.mailpro.vn, tra trong thư kích hoạt dịch vụ.

Mail thường tự dò ra cặp cổng đúng và không hỏi bạn. Chỉ khi máy dò không ra thì màn hình mới hiện thêm ô cổng. Phần giải thích vì sao hai cổng gửi không dùng chung một kiểu mã hoá nằm ở bài cài đặt email tên miền riêng trên Outlook.

Các bước cấu hình email trên Mac OS

Năm bước dưới đây làm liền một mạch trong ứng dụng Mail, không cần công cụ nào khác. Chỗ dễ vướng nằm ở ô tên người dùng: macOS tự điền phần trước dấu @ ở một số bản, phải gõ lại đầy đủ thì đăng nhập mới qua.

1. Mở ứng dụng Mail

Bấm biểu tượng con tem trên Dock, hoặc mở Launchpad và gõ Mail. Máy chưa từng khai hộp thư nào thì Mail tự mở luôn màn hình chọn nhà cung cấp, bỏ qua được bước 2.

2. Vào phần thêm tài khoản

Trên thanh trình đơn ở đỉnh màn hình, bấm Mail rồi chọn Add Account. Bản macOS để tiếng Việt thì mục này ghi là Thêm tài khoản. Đây là trình đơn của ứng dụng, không phải trình đơn Apple ở góc trái.

3. Chọn Tài khoản Mail khác

Danh sách hiện ra gồm iCloud, Microsoft Exchange, Google, Yahoo và Aol. Hộp thư tên miền riêng không thuộc nhóm nào trong số đó, chọn Tài khoản Mail khác ở cuối danh sách rồi bấm Tiếp tục.

4. Nhập tên, địa chỉ email và mật khẩu

Ba ô cần điền: Name là tên hiển thị cho người nhận thấy, Email Address là địa chỉ đầy đủ, Password là mật khẩu hộp thư. Bấm Sign In. Mail thử dò cấu hình chừng mười giây, dò không ra thì mở tiếp màn hình khai tay.

5. Khai hai máy chủ và loại tài khoản

Màn hình khai tay hỏi thêm bốn thứ. Ô User Name phải là địa chỉ email đầy đủ. Ô Account Type chọn IMAP hoặc POP. Hai ô Incoming Mail Server và Outgoing Mail Server điền cùng một tên máy chủ. Bấm Sign In rồi Done.

Kiểm tra hộp thư đã gửi nhận được chưa

Sau khi bấm Done, Mail bắt đầu kéo thư về và thanh trạng thái ở cạnh dưới hộp thư đến chạy phần trăm đồng bộ. Hộp thư nhiều năm thư cũ thì lần đồng bộ đầu mất vài phút tới vài chục phút, tuỳ dung lượng. Đừng đóng Mail giữa chừng, lần sau nó phải dò lại từ đầu.

Thư về xong thì tự gửi cho chính mình một thư rồi mở webmail xem thư đó có nằm trong hộp thư đến không. Phép thử này bắt được ca Mail nhận thư bình thường nhưng gửi kẹt ở Outbox do chưa xác thực được máy chủ gửi.

Xử lý các lỗi hay gặp trên máy Mac

Bốn tình huống dưới đây chiếm phần lớn ca khai không xong ở lần đầu. Mail báo lỗi bằng một dòng ngắn không nói rõ khâu nào hỏng, nên nhìn triệu chứng đoán ngược lại nhanh hơn xoá tài khoản khai lại.

Mail báo không xác minh được tên tài khoản hoặc mật khẩu. Ô User Name đang thiếu phần sau dấu @. Vào Mail rồi Settings rồi Accounts, gõ lại địa chỉ email đầy đủ vào ô đó.

Thư kẹt trong Outbox và không gửi đi. Máy chủ gửi chưa bật xác thực. Mở Settings rồi Accounts, chọn tài khoản, bấm danh sách Outgoing Mail Server rồi Edit SMTP Server List, sang thẻ Advanced và chọn xác thực bằng mật khẩu với đúng địa chỉ email đầy đủ.

Quay vòng rồi báo hết thời gian chờ. Nhà mạng đang chặn cổng 465. Trong cùng thẻ Advanced của máy chủ gửi, bỏ dấu ở ô tự động dò cổng rồi điền 587.

Cảnh báo chứng chỉ không tin cậy. Bạn khai bằng mail.tenmiencuaban.com trong khi chứng chỉ trên máy chủ cấp cho tên hubX.mailpro.vn. Khai lại bằng tên hub thì cảnh báo hết.

Đọng lại sau khi Mail đã kéo thư về

Hộp thư chạy rồi thì đặt chữ ký trước tiên, vì chữ ký đặt trong webmail không áp cho thư gửi từ Mail. Vào Mail rồi Settings rồi Signatures, kéo chữ ký vừa tạo sang tên tài khoản ở cột trái thì nó mới gắn vào thư của hộp thư đó.

1. Đặt chữ ký riêng cho từng hộp thư trong mục Signatures.
2. Kiểm mục Junk Mail Filtering để Mail không tự dồn thư công việc vào thư rác.
3. Đọc cùng hộp thư đó trên điện thoại thì khai thêm theo hướng dẫn cài email trên iPhone và Android.

Thư gửi từ máy Mac hay rơi vào mục spam của người nhận thì lỗi nằm ở tên miền chứ không phải ở máy. Kiểm bản ghi xác thực theo bài SPF record là gì trước, vì thiếu bản ghi này là nguyên nhân hay gặp nhất.