Tạo Rule tự động phân loại email trên Outlook
Hướng dẫn Email Hosting · cập nhật 12/08/2026
Để tạo thư mục và Rule tự động phân loại email trên Outlook, bạn tạo Folder chứa thư trước, rồi bấm chuột phải vào một email mẫu và chọn Rules để Outlook tự chuyển thư của người gửi đó vào thư mục. Mỗi Rule mất khoảng 2 phút.
Việc này cần làm khi hộp thư đến trộn lẫn thư khách hàng, hoá đơn và thông báo hệ thống, đọc thư quan trọng phải lướt qua hàng chục thư không cần đọc ngay. Rule làm việc phân loại thay bạn, ngay lúc thư vừa về tới.
- Tạo thư mục theo từng nhóm thư bạn muốn tách riêng.
- Tạo Rule từ một email mẫu, hoặc khai đầy đủ nhiều điều kiện.
- Chạy một lượt cho thư đã nhận từ trước.
- Kiểm tra thứ tự áp dụng và bật tắt cho đúng nhu cầu.
Bài này ghi cả hai đường đi. Outlook Classic là bản cài trên máy tính có menu File và dải ribbon, ảnh chụp màn hình trong tài liệu Microsoft phần lớn theo bản này. New Outlook là bản mới trên Windows 11 và Outlook chạy trong trình duyệt, hai bản đó dùng chung trang cài đặt nên thao tác giống nhau.
Rule của Outlook chạy trên máy hay trên máy chủ
Rule của Outlook chia làm hai loại và đây là điểm quyết định nó có chạy khi bạn tắt máy hay không. Server-side rule nằm trên máy chủ Exchange, phân loại thư ngay lúc thư về, máy tính tắt vẫn chạy. Client-side rule nằm trong Outlook trên máy, chỉ chạy khi phần mềm đang mở.
Nhìn điều kiện và hành động là đoán được nó thuộc loại nào. Luật lọc theo người gửi hay theo chữ trong tiêu đề rồi chuyển vào thư mục thì chạy trên máy chủ. Luật có hành động in thư, phát âm thanh, hiện cửa sổ báo hoặc chạy chương trình thì buộc phải chạy trên máy.
| Mục | Server-side rule | Client-side rule |
|---|---|---|
| Nơi chạy | Máy chủ Exchange, Microsoft 365 | Outlook trên máy tính |
| Tắt máy có chạy | Có | Không |
| Điện thoại thấy kết quả | Có, thư đã nằm đúng thư mục | Chỉ sau khi mở Outlook trên máy |
| Điều kiện dùng được | Người gửi, người nhận, tiêu đề, mức ưu tiên | Thêm các điều kiện đọc nội dung và trạng thái máy |
| Tạo trên New Outlook | Có | Không, chỉ bản Classic tạo được |
Kết luận thực dụng: cần thư được phân loại kể cả khi bạn xem trên điện thoại thì giữ luật ở dạng đơn giản, chỉ lọc theo người gửi hoặc tiêu đề rồi chuyển thư mục. Thêm hành động phát âm thanh hay hiện cửa sổ báo là nó tự động rơi xuống dạng chạy trên máy.
Cách tạo thư mục lưu email trên Outlook
Thư mục phải có trước, vì lúc khai luật bạn cần chọn thư mục đích từ danh sách sẵn có. Đặt tên theo nhóm việc chứ đừng theo tên người, ví dụ Hoá đơn hay Thông báo hệ thống, để về sau thêm người gửi mới vào cùng một luật mà không phải đổi tên thư mục.
1. Tạo thư mục trên Outlook Classic
Ở khung danh sách thư mục bên trái, bấm chuột phải vào tên tài khoản email hoặc vào Inbox, chọn New Folder. Gõ tên thư mục rồi nhấn Enter.
Bấm chuột phải vào chính tài khoản thì thư mục nằm ngang hàng với Inbox. Bấm chuột phải vào Inbox thì thư mục nằm bên trong Inbox. Đặt trong Inbox tiện hơn khi bạn xem thư trên điện thoại, vì nhiều ứng dụng mặc định chỉ mở Inbox.
2. Tạo thư mục trên New Outlook và Outlook trên web
Ở menu bên trái, đưa chuột vào tên tài khoản hoặc mục Folders, bấm dấu ba chấm hiện ra rồi chọn Create new folder. Gõ tên rồi nhấn Enter.
Tạo thư mục con thì bấm chuột phải vào thư mục cha và chọn Create new subfolder. Thư mục tạo ở đây nằm trên máy chủ, nên mở Outlook trên máy tính hay trên điện thoại đều thấy.
Các bước tạo Rule tự động phân loại email trên Outlook
Có hai đường. Đường nhanh xuất phát từ một email có sẵn, Outlook tự điền người gửi vào điều kiện, hợp cho phần lớn nhu cầu. Đường đầy đủ mở bảng quản lý, khai từng điều kiện và ngoại lệ, dùng khi cần lọc nhiều thứ cùng lúc.
1. Tạo Rule nhanh từ một email có sẵn
Bấm chuột phải vào một email của người gửi cần phân loại. Trên Outlook Classic chọn Rules rồi Create Rule. Trên New Outlook chọn Advanced actions rồi Create rule.
Hộp thoại hiện ra với địa chỉ người gửi đã điền sẵn. Đánh dấu ô From kèm tên người gửi, đánh dấu tiếp Move the item to folder rồi chọn thư mục đích. Bấm OK.
Ví dụ cụ thể: bạn nhận hoá đơn hàng tháng từ [email protected] và muốn chuyển hết vào thư mục Hoá đơn. Điều kiện là thư gửi từ địa chỉ đó, hành động là chuyển vào thư mục Hoá đơn. Thư mới về sẽ vào thẳng thư mục, không dừng ở Inbox.
2. Tạo Rule đầy đủ trên Outlook Classic
Cách này dùng khi một điều kiện không đủ, ví dụ chỉ chuyển thư từ một tên miền khi tiêu đề có chữ nhất định.
- Bấm File rồi chọn Manage Rules & Alerts.
- Bấm New Rule.
- Chọn mẫu Apply rule on messages I receive ở nhóm Start from a blank rule.
- Đánh dấu các điều kiện cần lọc, rồi bấm vào phần gạch chân ở khung dưới để điền giá trị cụ thể.
- Bấm Next, đánh dấu hành động move it to the specified folder và chọn thư mục.
- Bấm Next để khai ngoại lệ nếu cần, ví dụ bỏ qua thư có gắn cờ quan trọng.
- Đặt tên theo nội dung nó làm, rồi bấm Finish.
Ở bước cuối có ô Run this rule now on messages already in Inbox. Đánh dấu ô này thì luật áp luôn cho thư cũ, khỏi phải chạy tay ở bước sau.
3. Tạo Rule trên New Outlook và Outlook trên web
Bấm biểu tượng bánh răng Settings ở góc phải trên, chọn Mail rồi Rules, bấm Add new rule. Gõ tên, chọn điều kiện ở ô Add a condition, chọn hành động ở ô Add an action và chỉ định thư mục đích, rồi bấm Save.
Một luật tối thiểu gồm ba phần: tên, điều kiện, hành động. Thiếu phần nào thì nút Save không bấm được. Ô Stop processing more rules ở cuối trang quyết định thư đã khớp luật này có bị các luật sau xét tiếp hay không.
Cách chạy Rule cho các email đã nhận trước đó
Luật mới tạo chỉ áp cho thư về sau thời điểm tạo. Thư đang nằm sẵn trong Inbox vẫn ở nguyên chỗ cũ, phải chạy bằng tay một lượt mới dọn được. Đây là hành vi cố ý, không phải hỏng.
Trên Outlook Classic, bấm File rồi Manage Rules & Alerts rồi Run Rules Now. Đánh dấu luật cần chạy, chọn thư mục quét ở ô Run in Folder, chọn All Messages ở ô bên cạnh rồi bấm Run Now.
Trên New Outlook, vào Settings rồi Mail rồi Rules, tìm luật cần chạy và bấm Run rule now. Bản này quét toàn bộ Inbox, không chọn được thư mục riêng như bản Classic.
Chạy trên hộp thư nhiều nghìn thư mất vài phút và Outlook có thể như đứng máy trong lúc đó. Đừng bấm Run Now lần thứ hai, mỗi lần bấm là một lượt quét mới cộng thêm vào hàng chờ.
Xử lý khi Rule không phân loại email như mong đợi
Sáu nguyên nhân dưới đây chiếm phần lớn ca khai xong mà thư vẫn nằm ở Inbox. Soát theo thứ tự, nguyên nhân đầu là ca hay gặp nhất.
- Luật đang tắt. Mở danh sách và xem ô đánh dấu ở đầu dòng còn được bật không.
- Một luật khác chạy trước và đã chặn. Thứ tự áp dụng tính từ trên xuống, dòng nào có Stop processing more rules thì các dòng dưới không được xét. Kéo mục quan trọng lên trên.
- Địa chỉ người gửi lệch một ký tự. Nhiều hệ thống gửi thư từ địa chỉ khác địa chỉ trả lời. Mở một thư đã nhận và chép đúng địa chỉ ở dòng From.
- Thư mục đích đã bị xoá hoặc đổi tên. Outlook giữ luật nhưng hành động chuyển thư không thực hiện được. Mở ra và chọn lại thư mục.
- Luật là client-side mà Outlook đang đóng. Dòng đó có dấu ngoặc ghi client-only ở cuối tên. Bỏ bớt hành động đặc biệt để nó chuyển về dạng chạy trên máy chủ.
- Luật tạo từ Outlook Classic không chạy trên New Outlook. Microsoft ghi rõ một số client-side rule không chuyển sang bản mới được. Khai lại ngay trên bản đang dùng.
Outlook cũng giới hạn tổng dung lượng luật của mỗi hộp thư, mặc định 256 KB trên Exchange. Chạm ngưỡng thì Outlook báo không tạo thêm được. Xoá mục cũ không dùng nữa, hoặc gộp nhiều người gửi vào chung một dòng thay vì mỗi người một dòng.
Bắt đầu từ đâu khi hộp thư đã quá tải
Đừng tạo cả chục luật trong một buổi. Bắt đầu với ba nhóm thư chiếm nhiều chỗ nhất trong Inbox, thường là thông báo hệ thống, bản tin đăng ký và hoá đơn. Ba mục này đã dọn được phần lớn thư không cần đọc ngay.
Thư cần trả lời thì nên để nguyên ở Inbox. Chuyển thư khách hàng vào thư mục riêng nghe có vẻ gọn, nhưng thư mục không sáng lên như Inbox nên dễ bỏ sót, và thư cần trả lời gấp nằm ở đó vài ngày là mất khách.
Rà lại danh sách sáu tháng một lần, xoá mục trỏ về thư mục không còn dùng. Nếu bạn hay vắng mặt dài ngày, ghép thêm cài đặt tự động trả lời trên Outlook để thư vẫn được phản hồi trong lúc luật lo phần sắp xếp.