Tạo và quản lý nhóm liên hệ trong Webmail

Nhóm liên hệ trong Webmail là một cái tên gom sẵn nhiều địa chỉ email, để bạn gửi thư cho cả nhóm chỉ bằng cách gõ một tên thay vì gõ từng địa chỉ. Việc này hợp khi bạn hay gửi cho cùng một nhóm người. Tạo một nhóm mất khoảng 5 phút và tiết kiệm thời gian về sau.

Bạn cần nhóm liên hệ khi thường xuyên gửi thư cho cùng một tập người, chẳng hạn cả phòng ban hay một nhóm dự án. Thay vì mỗi lần gõ lại chục địa chỉ và lo gõ sót một người, bạn gõ tên nhóm là đủ. Trước khi tạo nhóm, các địa chỉ cần được lưu vào danh bạ.

1. Lưu từng địa chỉ email vào danh bạ.
2. Tạo một nhóm và đặt tên cho nhóm.
3. Thêm các liên hệ đã lưu vào nhóm.
4. Gửi thử một thư cho cả nhóm.

Lưu một liên hệ vào danh bạ trước khi gom nhóm

Nhóm được ghép từ các liên hệ đã có trong danh bạ, nên việc đầu tiên là lưu địa chỉ vào danh bạ. Danh bạ, thường ghi Contacts hoặc Danh bạ, nằm ở thanh bên hoặc menu của webmail. Mỗi liên hệ gồm tên và địa chỉ email, có thể thêm số điện thoại nếu muốn.

Cách nhanh để lưu là khi nhận một thư, bấm vào tên người gửi rồi chọn thêm vào danh bạ. Cách này lấy sẵn địa chỉ đúng, tránh gõ sai. Lưu dần các đầu mối hay liên lạc, sau này gom nhóm sẽ nhanh vì địa chỉ đã có sẵn.

Cách tạo một nhóm liên hệ mới

Sau khi có vài liên hệ trong danh bạ, bạn tạo nhóm để gom chúng lại. Chức năng này thường nằm trong phần Danh bạ, có nút tạo nhóm ghi New Group, Nhóm mới hoặc tương tự. Làm theo ba bước sau.

1. Mở danh bạ và chọn tạo nhóm

Vào phần Danh bạ, tìm nút hoặc mục tạo nhóm, thường ghi Nhóm hoặc Group. Bấm vào đó để mở màn hình tạo nhóm mới. Một số webmail gọi nhóm là danh sách hoặc list, ý nghĩa như nhau.

2. Đặt tên cho nhóm

Đặt một tên dễ nhớ và nói rõ nhóm gồm ai, chẳng hạn Phòng kế toán hay Nhóm dự án A. Tên này chính là thứ bạn sẽ gõ vào ô người nhận sau này, nên đặt tên rõ ràng để không nhầm với nhóm khác.

3. Thêm các liên hệ vào nhóm

Chọn từ danh bạ những liên hệ muốn đưa vào nhóm. Nhiều webmail cho tích chọn nhiều liên hệ cùng lúc rồi thêm hết vào nhóm. Thêm xong, lưu lại. Nhóm giờ đã có đủ thành viên và sẵn sàng dùng.

Gửi một thư cho cả nhóm chỉ bằng một tên

Khi nhóm đã tạo xong, gửi thư cho cả nhóm rất nhanh. Ở khung soạn thư, tại ô người nhận, gõ tên nhóm thay vì gõ từng địa chỉ. Webmail tự điền toàn bộ thành viên trong nhóm vào ô người nhận, bạn chỉ việc viết nội dung và gửi.

Nếu bạn không muốn mọi người thấy địa chỉ của nhau, hãy điền nhóm vào ô BCC thay vì ô Đến. Khi đó mỗi người vẫn nhận được thư nhưng không thấy danh sách người nhận còn lại. Cách này lịch sự khi gửi cho nhóm mà các thành viên không quen nhau.

Quản lý nhóm khi có người vào hoặc rời nhóm

Nhóm không cố định, thành viên thay đổi theo thời gian. Khi có người mới hoặc có người rời đi, bạn vào lại nhóm trong danh bạ để thêm hoặc bớt. Cập nhật nhóm ngay giúp lần gửi sau không thiếu người mới và không gửi nhầm cho người đã rời.

Lưu ý xoá người khỏi nhóm khác với xoá liên hệ. Bỏ một người khỏi nhóm chỉ tháo họ ra khỏi danh sách này, liên hệ của họ vẫn còn trong danh bạ và trong các nhóm khác. Muốn xoá hẳn thì phải xoá trong danh bạ.

Điều nên nhớ khi dùng nhóm liên hệ

Nhóm liên hệ tiết kiệm thời gian nhưng cũng dễ gửi nhầm cho cả nhóm khi chỉ định đáp một người. Trước khi bấm gửi, liếc lại ô người nhận xem đang là nhóm hay một địa chỉ. Giữ danh bạ và các nhóm gọn gàng, cập nhật khi có thay đổi, thì việc gửi thư cho tập thể sẽ luôn nhanh và đúng người.