Vì sao email vào Spam và cách hạn chế

Email vào Spam nghĩa là máy chủ nhận xếp thư của bạn vào mục thư rác thay vì hộp thư đến, nên người nhận dễ bỏ sót. Nguyên nhân có thể ở nội dung thư, ở địa chỉ gửi, hoặc ở cấu hình tên miền. Bài này chỉ các lý do và cách hạn chế mà người dùng cuối tự làm được, đọc mất khoảng 6 phút.

Bạn quan tâm việc này khi người nhận báo không thấy thư, sau đó tìm thấy nó trong mục Spam của họ. Điều đó cho thấy thư vẫn tới nơi nhưng bị xếp nhầm chỗ. Hiểu vì sao sẽ giúp bạn chỉnh vài thói quen để lần sau thư vào đúng hộp thư đến.

1. Hiểu các lý do khiến thư bị xếp là rác.
2. Chỉnh cách viết và cách gửi để hạn chế.
3. Nhờ người quản trị kiểm tra phần cấu hình tên miền.

Những lý do khiến email của bạn bị xếp là rác

Máy chủ nhận chấm điểm mỗi thư dựa trên nhiều dấu hiệu, điểm đáng ngờ cao thì đẩy vào Spam. Các dấu hiệu này chia làm ba nhóm: nội dung thư, thói quen gửi, và cấu hình tên miền. Nắm được ba nhóm này giúp bạn biết mình sửa được phần nào.

Ba nhóm đầu bạn tự chỉnh được vì thuộc cách bạn viết và gửi. Nhóm cuối, cấu hình tên miền, thuộc phần kỹ thuật do người quản trị lo. Nếu thư của cả công ty hay vào Spam, thường vấn đề nằm ở nhóm cuối này.

Cách viết và gửi thư để hạn chế vào Spam

Phần lớn thư cá nhân bị đẩy vào Spam là do cách trình bày trông giống thư quảng cáo. Vài chỉnh nhỏ trong cách viết làm điểm đáng ngờ giảm hẳn. Bảng dưới ghép thói quen nên tránh với việc nên làm thay thế.

Một cách hiệu quả nữa là nhờ người nhận thêm địa chỉ của bạn vào danh bạ của họ. Khi địa chỉ gửi nằm trong danh bạ, máy chủ nhận coi đó là người quen và thường cho vào thẳng hộp thư đến. Cách này hợp với các đối tác bạn liên lạc thường xuyên.

Khi cả công ty bị vào Spam thì kiểm phần nào

Nếu không riêng bạn mà nhiều người trong công ty cùng bị thư vào Spam, vấn đề gần như chắc nằm ở cấu hình tên miền chứ không phải cách viết. Ba bản ghi xác thực dưới đây cho máy chủ nhận biết thư đúng là từ công ty bạn, thiếu chúng thì thư dễ bị nghi ngờ.

Đây là phần kỹ thuật, người dùng cuối không tự khai được. Việc của bạn là báo cho người quản trị hoặc bộ phận hỗ trợ kiểm tra ba bản ghi này. Muốn hiểu SPF làm gì, xem SPF record là gì và cách khai cho tên miền và DKIM là gì và cách bật chữ ký cho tên miền.

Khi thư người khác gửi cho bạn bị vào Spam

Chiều ngược lại cũng xảy ra: thư quan trọng của người khác rơi vào mục Spam của bạn. Khi đó mở mục Spam ra, tìm thư đó, rồi đánh dấu Không phải rác hoặc Not spam. Thao tác này chuyển thư về hộp thư đến và dạy hệ thống rằng lần sau thư từ người này là hợp lệ.

Nếu một địa chỉ bạn tin tưởng cứ bị xếp nhầm vào Spam, thêm địa chỉ đó vào danh bạ của bạn. Từ đó thư của họ sẽ vào thẳng hộp thư đến. Cách này giúp bạn không bỏ lỡ thư quan trọng vì hệ thống lọc quá tay.

Điều đọng lại về thư vào Spam

Thư vào Spam đến từ ba phía: cách bạn viết, cách bạn gửi, và cấu hình tên miền. Bạn tự chỉnh được hai phía đầu bằng cách viết tự nhiên và gửi có chừng mực. Phía còn lại thuộc người quản trị. Khi thư vẫn hay vào Spam dù bạn đã chỉnh, đó là lúc nhờ bộ phận hỗ trợ kiểm phần cấu hình tên miền.