Email doanh nghiệp là gì và khác Gmail thế nào

Email doanh nghiệp là hộp thư mang tên miền công ty của bạn, dạng [email protected] thay cho đuôi gmail.com chung. Nó do công ty đăng ký và cấp cho từng người, khác với hộp thư cá nhân bạn tự tạo. Đọc bài này mất khoảng 6 phút, đủ để bạn hiểu mình đang được cấp loại hộp thư nào.

Bạn gặp khái niệm này khi công ty giao cho một địa chỉ email lạ và một mật khẩu, bảo dùng để làm việc. Địa chỉ đó không vào được bằng trang gmail.com quen thuộc, mà phải đăng nhập ở một trang webmail riêng. Đây chính là dấu hiệu bạn đang dùng email doanh nghiệp.

1. Nhận địa chỉ và mật khẩu từ người quản trị email của công ty.
2. Đăng nhập vào trang webmail riêng, không phải gmail.com.
3. Dùng để gửi nhận thư công việc như một hộp thư bình thường.

Email doanh nghiệp khác email Gmail thường ở chỗ nào

Khác biệt lớn nhất nằm ở phần sau dấu a còng. Email Gmail thường luôn kết thúc bằng gmail.com và ai cũng tự đăng ký được miễn phí. Email doanh nghiệp kết thúc bằng tên miền công ty, do công ty sở hữu và cấp cho nhân viên, nên địa chỉ gắn liền với thương hiệu chứ không phải với cá nhân bạn.

Điểm cuối trong bảng đáng để nhớ. Vì hộp thư gắn với tên miền công ty, khi bạn nghỉ việc thì công ty thu hồi lại địa chỉ đó, còn thư từ và danh bạ trong hộp thư thuộc về công ty. Hộp thư cá nhân Gmail thì ngược lại, luôn là của riêng bạn.

Vì sao công ty dùng email theo tên miền riêng

Một địa chỉ mang tên miền công ty làm người nhận tin tưởng hơn địa chỉ Gmail chung. Khách nhận thư từ [email protected] dễ tin đó là thư chính thức hơn là từ một địa chỉ gmail.com bất kỳ. Ngoài tin cậy, tên miền riêng còn giúp công ty quản lý tập trung tất cả hộp thư nhân viên.

Quản lý tập trung nghĩa là người quản trị tạo, khoá hay xoá hộp thư của nhân viên từ một chỗ. Khi có người mới vào, họ cấp một hộp thư. Khi có người nghỉ, họ khoá hộp thư đó lại và không ai gửi thư mạo danh được nữa. Với Gmail cá nhân thì công ty không có quyền này.

Bạn được cấp những gì cùng một hộp thư doanh nghiệp

Cùng với địa chỉ và mật khẩu, mỗi hộp thư đi kèm một dung lượng lưu trữ nhất định và quyền vào trang webmail. Bạn không phải cài gì thì vẫn dùng được ngay qua trình duyệt. Nếu muốn nhận thư trên điện thoại hay phần mềm máy tính thì cần thêm vài thông số máy chủ, phần này sẽ nói ở bài riêng.

Những việc đầu tiên nên làm với hộp thư mới

Khi nhận hộp thư mới, việc đầu tiên là đăng nhập thử vào webmail để chắc địa chỉ và mật khẩu đúng. Sau đó đổi mật khẩu do công ty cấp thành mật khẩu của riêng bạn, vì mật khẩu ban đầu thường do người quản trị đặt và có thể nhiều người biết.

1. Đăng nhập webmail lần đầu theo hướng dẫn đăng nhập webmail lần đầu để kiểm tra tài khoản chạy được.
2. Đổi mật khẩu theo cách đổi mật khẩu email trên webmail ngay trong lần đăng nhập đầu.
3. Gửi thử một thư cho chính mình để chắc hộp thư gửi nhận bình thường.

Điều cần nhớ về email doanh nghiệp

Hộp thư doanh nghiệp là công cụ làm việc do công ty cấp và sở hữu, không phải tài khoản cá nhân. Bạn dùng nó cho công việc, giữ mật khẩu cẩn thận, và hiểu rằng khi rời công ty thì địa chỉ này ở lại. Nắm được điểm đó, bạn sẽ dùng đúng cách ngay từ đầu và tránh trộn lẫn việc riêng vào hộp thư công ty.