Cách gửi và nhận email trên giao diện Webmail

Gửi và nhận email trên Webmail là dùng hộp thư tên miền ngay trong trình duyệt để soạn thư, đọc thư và trả lời. Bạn không cần cài phần mềm gì, chỉ cần đăng nhập là làm được. Nắm các thao tác cơ bản trong bài này mất khoảng 6 phút, sau đó bạn dùng hộp thư thành thạo như một hộp thư quen.

Bạn cần các thao tác này ngay khi bắt đầu dùng hộp thư mới để trao đổi công việc. Trước khi làm, bạn cần đăng nhập được vào webmail. Nếu chưa vào được, xem hướng dẫn đăng nhập webmail lần đầu trước.

1. Đọc thư đến trong hộp thư Inbox.
2. Soạn và gửi một thư mới.
3. Trả lời hoặc chuyển tiếp thư đã nhận.
4. Tìm lại một thư cũ khi cần.

Đọc thư đến và hiểu các thư mục trong hộp thư

Khi vào webmail, màn hình chính là hộp thư đến, thường ghi Inbox hoặc Hộp thư đến. Mỗi dòng là một thư, thư chưa đọc in đậm. Bấm vào một dòng để mở đọc nội dung. Bên trái màn hình là danh sách các thư mục, mỗi thư mục chứa một loại thư khác nhau.

Đáng chú ý là thư mục Spam. Đôi khi thư quan trọng bị xếp nhầm vào đây, nên khi thiếu một thư đang chờ, hãy mở Spam ra tìm. Thư mục Đã gửi cũng hữu ích khi bạn muốn xem lại mình đã gửi gì cho ai.

Cách soạn và gửi một email mới

Gửi một thư mới gồm bốn thao tác: mở khung soạn thư, điền người nhận, viết nội dung, rồi gửi. Nút mở khung soạn thư thường ghi Soạn thư, Compose hoặc New, nằm ở góc trên bên trái. Làm theo các bước sau.

1. Mở khung soạn thư

Bấm nút Soạn thư hoặc Compose. Một khung soạn thư hiện ra với các ô: người nhận, tiêu đề và phần nội dung. Khung này thường mở ra giữa màn hình hoặc ở góc dưới bên phải.

2. Điền người nhận và tiêu đề

Ô người nhận, thường ghi Đến hoặc To, điền đầy đủ địa chỉ email người nhận. Gửi cho nhiều người thì gõ từng địa chỉ cách nhau bằng dấu phẩy. Ô tiêu đề ghi ngắn gọn nội dung thư để người nhận biết thư nói về việc gì.

3. Viết nội dung và đính kèm tệp nếu cần

Gõ nội dung vào phần thân thư. Muốn gửi kèm tệp thì bấm biểu tượng cái kẹp giấy, chọn tệp từ máy tính, chờ tải lên xong. Tệp đính kèm quá lớn thì hệ thống báo vượt giới hạn, khi đó nên nén tệp lại hoặc gửi qua đường chia sẻ khác.

4. Gửi thư đi

Bấm nút Gửi hoặc Send. Thư gửi đi và một bản sao lưu vào thư mục Đã gửi. Muốn chắc thư đã đi, mở thư mục Đã gửi ra kiểm, thấy thư vừa rồi ở đó là xong.

Trả lời và chuyển tiếp thư đã nhận

Khi mở một thư trong hộp thư đến, bạn có ba nút hành động thường gặp. Chọn đúng nút tuỳ vào việc bạn muốn làm, vì mỗi nút gửi thư tới những người khác nhau. Bảng dưới phân biệt ba nút này.

Hay nhầm nhất là Trả lời tất cả. Nút này gửi cho toàn bộ người có trong thư gốc, nên chỉ dùng khi cả nhóm cần biết câu trả lời. Nếu chỉ cần đáp riêng người gửi, dùng Trả lời để tránh làm phiền cả nhóm.

Tìm lại một thư cũ trong hộp thư

Khi hộp thư có nhiều thư, cuộn tay tìm sẽ lâu. Webmail có ô tìm kiếm, thường ở phía trên danh sách thư, gõ vào đó tên người gửi hoặc một từ trong tiêu đề là ra. Đây là cách nhanh nhất để tìm lại một thư cũ.

1. Bấm vào ô tìm kiếm phía trên danh sách thư.
2. Gõ tên người gửi hoặc một từ khoá nhớ được trong thư.
3. Nhấn Enter, hệ thống lọc ra các thư khớp.

Nếu tìm không thấy trong hộp thư đến, đổi phạm vi tìm sang tất cả thư mục, vì thư có thể nằm trong Đã gửi hoặc bị xoá nhầm vào Thùng rác. Trường hợp lỡ xoá, xem cách khôi phục email đã xoá nhầm trên webmail.

Việc nên tập cho quen sau khi biết gửi nhận

Khi đã quen gửi nhận, hai thói quen giúp hộp thư gọn hơn: đặt sẵn một chữ ký ở cuối mỗi thư, và dọn thư cũ để hộp thư không đầy. Chữ ký giúp thư trông chuyên nghiệp mà không phải gõ lại tên và số điện thoại mỗi lần. Dọn thư giúp bạn không bị chặn nhận thư khi hộp đầy.