Kiểm tra dung lượng hộp thư và dọn thư đầy

Kiểm tra dung lượng hộp thư là xem hộp thư của bạn đã dùng bao nhiêu chỗ trong hạn mức được cấp. Việc này giúp bạn dọn sớm trước khi hộp đầy và bị chặn nhận thư. Xem dung lượng và dọn vài thư nặng mất khoảng 5 phút.

Bạn cần kiểm khi thấy thư gửi tới bị trả lại, hoặc webmail báo hộp thư sắp đầy. Dấu hiệu rõ nhất là người khác báo gửi thư cho bạn nhưng bị trả về với lời báo hộp thư đầy. Khi đó thư mới không vào được nữa cho tới khi bạn dọn bớt.

1. Xem dung lượng đã dùng trong webmail.
2. Tìm các thư nặng nhất, thường là thư có tệp đính kèm.
3. Xoá hoặc lưu tệp ra ngoài rồi xoá thư.
4. Dọn sạch thùng rác để giải phóng chỗ thật sự.

Cách xem hộp thư còn bao nhiêu chỗ trống

Dung lượng hộp thư thường hiện ở góc dưới hoặc trong phần cài đặt của webmail, dạng một thanh hoặc con số kiểu đã dùng 1,8 trên 2 GB. Con số này cho biết bạn còn bao nhiêu chỗ. Khi thanh gần đầy hoặc đỏ, đó là lúc phải dọn.

Nếu không thấy con số dung lượng ngay trên màn hình chính, tìm trong phần Cài đặt, mục thông tin tài khoản hoặc Quota. Hạn mức cụ thể của hộp thư tuỳ gói dịch vụ công ty đăng ký, nếu cần biết chính xác thì hỏi người quản trị hoặc bộ phận hỗ trợ.

Vì sao hộp thư đầy thì không nhận được thư mới

Hộp thư có hạn mức dung lượng, như một cái hộp có kích thước cố định. Khi thư và tệp đính kèm chất đầy tới mức đó, máy chủ không còn chỗ chứa thư mới nên từ chối nhận. Người gửi cho bạn sẽ nhận lại một thư báo lỗi ghi hộp thư đầy.

Điểm cần nhớ là thư đã gửi và bản nháp cũng tính vào dung lượng, không chỉ thư đến. Nhiều người dọn hộp thư đến mà quên thư mục Đã gửi, nơi các thư có tệp đính kèm lớn vẫn nằm đó. Muốn giải phóng nhiều chỗ, phải dọn cả hai nơi.

Cách dọn các thư nặng để giải phóng chỗ

Thứ chiếm chỗ nhiều nhất là tệp đính kèm, không phải chữ trong thư. Một thư kèm vài tấm ảnh hay tệp trình bày nặng bằng hàng nghìn thư chỉ có chữ. Vì vậy dọn đúng cách là tìm và xử lý các thư có đính kèm trước. Làm theo ba bước.

1. Sắp xếp thư theo dung lượng

Nhiều webmail cho sắp xếp thư theo kích thước, tìm mục Sắp xếp hoặc biểu tượng hình cái kẹp giấy để lọc thư có đính kèm. Nếu không có, mở lần lượt các thư cũ có kèm tệp. Thư nặng nhất luôn là thư có tệp đính kèm lớn.

2. Lưu tệp cần giữ ra ngoài rồi xoá thư

Với thư có tệp bạn còn cần, tải tệp về máy tính hoặc lưu vào nơi chứa tệp khác trước, rồi mới xoá thư. Cách này giải phóng dung lượng hộp thư mà vẫn giữ được tệp. Thư không còn cần thì xoá thẳng.

3. Dọn cả thư mục Đã gửi và Spam

Sau khi dọn hộp thư đến, mở thư mục Đã gửi và làm tương tự, vì đây thường là nơi chứa nhiều tệp đính kèm bạn từng gửi. Thư mục Spam cũng nên dọn sạch, vì thư rác vẫn tính vào dung lượng cho tới khi bị xoá hẳn.

Bước quan trọng hay bị quên là dọn thùng rác

Xoá thư chỉ chuyển nó vào Thùng rác, thư vẫn còn nằm đó và vẫn chiếm dung lượng. Chỉ khi dọn sạch Thùng rác thì chỗ mới thật sự được giải phóng. Đây là bước hay bị bỏ sót, khiến nhiều người dọn cả buổi mà dung lượng không giảm.

Vì thư xoá còn nằm trong Thùng rác một thời gian, nếu lỡ xoá nhầm thì vẫn kịp lấy lại trước khi dọn sạch. Cách khôi phục có ở hướng dẫn khôi phục email đã xoá nhầm trên webmail.

Giữ hộp thư không đầy về sau

Dọn một lần rồi để đầy lại thì vẫn phiền. Thói quen tốt là mỗi tháng lướt qua hộp thư một lần, xoá thư có tệp nặng không còn cần, và dọn Thùng rác. Với các tệp quan trọng, lưu ra nơi chứa tệp riêng thay vì để trong hộp thư, như vậy hộp thư luôn còn chỗ cho thư mới.