Thông số máy chủ mail để tự cấu hình thiết bị

Thông số máy chủ mail là bộ thông tin cần điền khi cài hộp thư vào điện thoại hay phần mềm máy tính, gồm tên máy chủ nhận thư, máy chủ gửi thư và cổng của mỗi máy chủ. Hiểu ý nghĩa từng thông số và lấy đúng bộ số của mình mất khoảng 6 phút, nhờ vậy bạn tự cài mà không phải hỏi lại từng con số.

Bạn cần các thông số này khi màn hình cài đặt email hỏi máy chủ nhận, máy chủ gửi và cổng, thay vì tự dò ra được. Trước khi cài, bạn cần biết chọn IMAP hay POP3, vì thông số máy chủ nhận khác nhau tuỳ lựa chọn đó. Nếu chưa rõ, xem IMAP và POP3 nên chọn cái nào trước.

1. Hiểu máy chủ nhận và máy chủ gửi làm gì.
2. Lấy đúng tên máy chủ và cổng của hộp thư bạn.
3. Điền vào màn hình cài đặt email trên thiết bị.

Bài này dùng địa chỉ mẫu mail.tenmien-cua-ban.com cho dễ hình dung. Thông số chính xác của hộp thư bạn nằm trong thư kích hoạt khi tài khoản được tạo, hoặc lấy từ người quản trị và bộ phận hỗ trợ. Đừng điền theo địa chỉ mẫu này.

Máy chủ nhận và máy chủ gửi làm những việc gì

Mỗi hộp thư có hai máy chủ: một để lấy thư về, một để gửi thư đi. Máy chủ nhận là nơi thiết bị kết nối tới để tải thư về đọc. Máy chủ gửi là nơi thiết bị chuyển thư của bạn ra ngoài. Cài email là khai đúng địa chỉ và cổng cho cả hai máy chủ này.

Điểm cần nhớ là máy chủ nhận có hai loại theo cách lấy thư: IMAP giữ thư trên máy chủ, POP3 tải thư về máy. Máy chủ gửi thì luôn là SMTP, không phân loại. Vì vậy khi cài, bạn chọn IMAP hay POP3 cho phần nhận, còn phần gửi luôn khai theo SMTP.

Cổng máy chủ mail là gì và vì sao phải khai đúng

Cổng là con số đi kèm mỗi máy chủ, cho thiết bị biết nối vào đúng cửa và có mã hoá hay không. Khai sai cổng thì thiết bị không kết nối được, hoặc kết nối mà không mã hoá, kém an toàn. Vì vậy cổng phải khớp với kiểu mã hoá mà máy chủ dùng.

Đây là các cổng phổ biến khi bật mã hoá, nhưng cấu hình cụ thể của hộp thư bạn có thể khác. Con số chính xác luôn ghi trong thư kích hoạt tài khoản. Nên ưu tiên bật mã hoá, thường ghi là SSL hoặc TLS, để mật khẩu và nội dung thư không đi qua mạng ở dạng trần.

Lấy đúng bộ thông số của hộp thư bạn ở đâu

Các con số ở trên là mẫu chung, còn tên máy chủ và cổng đúng của hộp thư bạn phải lấy từ nguồn chính thức. Đừng đoán hay chép của người khác, vì mỗi hệ thống email một khác. Có ba nguồn cho bộ thông số chính xác.

Nguồn chắc nhất là thư kích hoạt, vì thư này gửi riêng cho hộp thư của bạn với đúng thông số của nó. Không tìm thấy thư đó thì hỏi người quản trị hoặc bộ phận hỗ trợ, nêu rõ bạn cần tên máy chủ nhận, máy chủ gửi và cổng để tự cài vào thiết bị.

Cách điền thông số vào màn hình cài đặt email

Có đủ thông số rồi thì việc điền vào thiết bị theo một trình tự giống nhau, dù là điện thoại hay máy tính. Màn hình cài đặt luôn hỏi lần lượt địa chỉ email, mật khẩu, rồi tới phần máy chủ nhận và máy chủ gửi. Làm theo ba bước.

1. Điền email và mật khẩu

Nhập đầy đủ địa chỉ email gồm cả phần sau dấu a còng, và mật khẩu hộp thư. Nếu bạn vừa đổi mật khẩu trên webmail, nhớ điền mật khẩu mới chứ không phải mật khẩu công ty cấp ban đầu.

2. Điền phần máy chủ nhận

Chọn IMAP hoặc POP3 theo lựa chọn của bạn, rồi điền tên máy chủ nhận, dạng mail.tenmien-cua-ban.com theo đúng thư kích hoạt, và cổng tương ứng. Bật mã hoá SSL hoặc TLS nếu thiết bị hỏi.

3. Điền phần máy chủ gửi

Điền tên máy chủ gửi SMTP và cổng gửi theo thư kích hoạt. Nhiều thiết bị hỏi tài khoản đăng nhập cho máy chủ gửi, khi đó dùng lại chính địa chỉ email và mật khẩu hộp thư. Điền xong, thiết bị kiểm tra kết nối rồi báo cài đặt thành công.

Việc cần làm nếu thiết bị báo không kết nối được

Nếu sau khi điền mà thiết bị báo không kết nối, phần lớn do sai một con số hoặc chọn nhầm mã hoá. Kiểm lại từng thông số so với thư kích hoạt, chú ý cổng và mục SSL hay TLS. Vẫn không được thì gửi ảnh chụp màn hình lỗi cho bộ phận hỗ trợ, họ đối chiếu với cấu hình thật của hộp thư và chỉ chỗ sai.